MAPAS EXCEL D.F. SNC


Para quem pretender pode sacar os mapas em excel das Demonstrações Financeiras para SNC em:

Demonstração de Resultados: http://www.mediafire.com/?zq72cpjdj2g60l1

Balanço: http://www.mediafire.com/?16u06pe2qu3j2jz

Fluxos de caixa: http://www.mediafire.com/?hy40k1dcjfd199t

Anexo: http://www.mediafire.com/?5m6d60tyjw8ww48   (Modelo cedido pela DFK)

REGISTO DE GASTOS E RÉDITOS


Existem várias formas de registo e controlo dos GASTOS e RENDIMENTOS de uma associação. 

A realização de uma contabilidade oficial, recorrendo a um software de contabilidade especifico, usando o código de contas do SNC ou sendo uma IPSS usando o POC das IPSS. 

É natural que seja necessário a ajuda de uma pessoa especializada em contabilidade a fim de dar as indicações necessárias para a elaboração do respectivo plano de contas.

Caso seja uma IPSS é mesmo obrigatório o uso do POC para as IPSS, que entrou em vigor com o Dec-Lei 78/89 de 03/03, bem como a assinatura de um TOC.

Há no entanto uma forma mais simplificada que passa pelo registo das respectivas receitas e despesas com controlo de caixa e banco

Pode recorrer a uma simples folha de Excel que ajudará a registar e controlar os valores em caixa e em banco, bem como na elaboração automática e constante da apresentação do mapa de contas.

PATRIMÓNIO


Em relação ao Registo dos Bens do Património, actualmente chamados de Activos Fixos Tangíveis. Também se pode usar um software específico, mas funciona igualmente com uma simples folha de Excel

Vamos primeiro que tudo ver o que são e como funciona nos registos, os Activos Fixos Tangíveis.

São bens de uso prolongado, isto é com uma vida útil superior a um ano, e que não se destinam a ser comercializados.

Exemplos: Computadores, Software, Maquina de café, Secretárias, Edifícios etc etc.

Tal como, nas entidades que têm Inventários (Existências) é necessário fazer uma contagem física pelo menos uma vez por ano, também estes bens do Activo Fixo Tangível devem ser contados e valorizados periodicamente.

Como levar a Gastos o valor destes bens?

Através das Depreciações.

Quando temos um bem desta natureza temos que saber o seu valor e estimar quantos anos de vida ele vai ter. 

Por exemplo um Computador, com uma valor de 800 € podemos estipular que durará 8 anos.

Isto quer dizer que anualmente devemos levar a Gastos (custos)  um oitavo do valor do seu valor.

Valor a dividir por 8 anos de vida útil.

Compete ás Direcções estipular os anos de vida de cada um dos bens.

Se estivermos a falar de um inventário inicial para abertura de escrita, deverá ser também a Direcção a estipular o valor dos bens.

Caso se trata de edifícios deverá ser feita uma avaliação por técnico especializado, devido aos montantes.

Assim devemos criar uma ficha de bem por cada um dos bens.

FORMAS DE CONTROLO PRIMÁRIO


            Fundo de caixa fixo – Consiste ter um fundo de caixa de valor fixo em poder do tesoureiro, este apenas faz pequenos pagamentos, devidamente autorizados, com esse fundo de caixa.

As despesas maiores são pagas por cheque ou transferência bancária assinada pelo menos por um director e pelo tesoureiro.

            As receitas que eventualmente existam são todas depositadas em banco.

            Periodicamente, normalmente uma vez por mês, é feito um cheque do valor das despesas pagas e dessa forma o fundo de caixa fica exactamente igual ao que estava.

            Este é um dos sistemas mais usual e correcto.

            Pode no entanto a Direcção entender que poderá haver receitas directas ao caixa e com esses valores serem efectuados alguns pagamentos. Nada impede que assim seja, apenas exige um maior acompanhamento dos movimentos por parte do tesoureiro. Sugere-se que em cada reunião de Direcção o Tesoureiro apresente um mapa das receitas e despesas do período

            Vales de Caixa – Deve ser banido o uso de vales de caixa, quando alguém precisa com regularidade de pagar despesas, como um motorista meter gasóleo, pagar portagens, refeições etc, como também não deve suportar essas despesas do seu bolso e ser depois reembolsado, a maneira mais correcta é ter ele próprio um fundo fixo que se encontra devidamente registado. Periodicamente é reembolsado dos valores gastos e fica de novo com o mesmo fundo fixo.

            Se existirem vales de caixa estes devem ser devidamente autorizados e ter uma vida muito curta.

 

            Registos da contabilidade – Um outro processo de controlo é não ser a mesma pessoa que recebe e pagar a fazer os registos contabilísticos. Assim o tesoureiro, recebe, paga e deposita, mas deve ser outro, por exemplo um dos secretários a fazer os registos dos documentos que o primeiro lhe entrega.

Periodicamente é feito o confronto entre os dados do tesoureiro, que terá sempre que registar recebimentos, pagamentos e saldos, e os dados que se encontram registados na contabilidade seja ela feita em qualquer uma das formas

CONTROLO DE QUOTAS


Na maior parte das Associações existem associados que pagam quotas.

                                                 É imprescindível criar uma forma correcta de controlar esses mesmos recebimentos por forma a evitar atrasos mas também o recebimento duplicado o que é muito mau.

Existem softwares específicos que podem ajudar nesta tarefa, mas uma boa folha de excel devidamente registada e actualizada também não é nada que não se consiga fazer.

        .

REGISTO DE DONATIVOS E GASTOS NÃO PAGOS


É muito habitual nas associações haver situações de pessoas, directores ou outros que suportam determinadas despesas e depois renunciam ao seu recebimento, ficando esse valor como uma oferta.

Raramente essas situações são registadas na contabilidade das associações uma vez que foi um gasto e uma receitas das quais não há documento.

A forma correcta de o fazer é registar o gasto normalmente como se tivesse sido pago e em simultâneo registar um donativo como receita.

Desta forma fica espelhado de forma correcta tanto o gasto como o rendimento  traduz-se assim o que na realidade aconteceu.

IPSS – cedencia de terreno para exploração


PERGUNTA:

– Uma Ipss tem um terreno agrícola no seu imobilizado. Andam a tratar das licenças para constituírem uma reserva de caça ao javali, nos seguintes moldes: A Ipss vai celebrar um “contrato de compra e venda de caça” onde diz que vai vender “o direito de caçar no prédio rústico tal…” ao 2º outorgante, ou seja, a Ipss irá receber os pagamentos pelo valor acordado durante 7 anos e é a única intervenção que tem no processo, cabendo ao 2º toda a implementação e manutenção da reserva.
– Nas finanças informaram a Ipss que tería que se colectar com a actividade de “gestão e exploração de recursos cinegéticos” e fazer a cedência da exploração ao 2º outorgante. Será mesmo assim?
No caso da Ipss, como é isenta de iva e a actividade de cedência de exploração está sujeita a iva terá que ficar na afectação real ou pro rata.

RESPOSTA:

Concordo com a opinião que lhe deram nas Finanças.

E sim ficará um sujeito passivo misto ao nivel do IVA e eventualmente sujeito a IRC na parte da cedencia de explortação do imóvel.

ENQUADRAMENTO EM IVA


Isenções (artºs 9º e 10º)

 
  
 

 

 

  

 
 
P. Serviços e transmissão de bens a associados quando única contraprestação é a quota fixada nos estatutos. (nº 19)
Manifestações de natureza cientifica e cultural  (nº 14)
Exploração de instal. destinadas à pratica de activ. artisticas, desportivas, recreativas ( nº 8)
Locação de livros, discos, bandas magnéticas e Prest. Serviços conexas (nº 12) ØManifestações ocasionais destinadas a angariação de fundos ( nº 20)
 
(ver despacho normativo 118/85 de 31/12)
 

Isenções (artºs 53º)

Se a associação desenvolver simultaneamente uma actividade acessória tributável, poderá enquadrar-se no regime especial de isenção previsto no artigo 53.º do CIVA (não dispondo de contabilidade organizada), relevando para efeito do cálculo do volume de negócios apenas os resultados relativos à actividade acessória, artigo 81.º do CIVA.
 
 
Beneficiam da isenção os  S. Passivos que:
 não possuindo nem sendo obrigados a possuir contabilidade organizada
nem praticando operações de importação, exportação ou actividades conexas,
 nem exercendo actividade que consista na transmissão dos bens ou prestação dos serviços mencionados no anexo E
 não tenham atingido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 10.000€.

 

As isenções do Artº 9º para estes organismos são: 

 

 

Em sede de IVA, estão previstas algumas isenções em operações realizadas por entidades sem fins lucrativos.
Para efeitos de aplicação dessa isenção, apenas são considerados organismos sem finalidade lucrativa, os que preencham as condições do artigo 10.º do CIVA.
 
Para efeitos de isenção apenas serão considerados como organismos sem finalidade lucrativa os que, simultaneamente:
 a) Em caso algum distribuam lucros e os seus corpos gerentes não tenham, por si ou interposta pessoa, algum interesse directo ou indirecto nos resultados da exploração;
 b) Disponham de escrituração que abranja todas as suas actividades e a ponham à disposição dos serviços fiscais, designadamente para comprovação do referido na alínea anterior;
 c) Pratiquem preços homologados pelas autoridades públicas ou, para as operações não susceptíveis de homologação, preços inferiores aos exigidos para análogas operações pelas empresas comerciais sujeitas de imposto;
 d) Não entrem em concorrência directa com sujeitos passivos do imposto.
 

 

 

ASSOCIAÇÕES ENQUADRAMENTO – EXEMPLO


 

IRC

Uma associação dedica ao ensino de musica aos seus associados, não tem fins lucrativos, não distribui resultados.
Além das quotas cobra uma mensalidade
Faz espectáculos musicais e cobra bilhetes
Ocasionalmente faz uma feira de discos para angariação de fundos
Tem um bar aberto na sede
APRESENTA NAS CONTAS DE 2009 OS SEGUINTES VALORES:
QUOTAS ……………………………………..……………..1.500.00     não sujeito   
MENSALIDADES …………………………..……………..5.000.00   não sujeito 
RECEITAS DE BILHETES 3 ESPETÁCULOS ……. 1.000.00    não sujeito 
RECEITAS DA FEIRA DE DISCOS …………………  7.000.00    não sujeito 
BAR DA SEDE ……………………………………….….   6.000.00     sujeito mas isento

IVA

QUOTAS ……………………………………..……………..1.500.00     não sujeito   
MENSALIDADES …………………………..……………..5.000.00   sujeito não isento 
RECEITAS DE BILHETES 3 ESPETÁCULOS ……. 1.000.00    não sujeito 
RECEITAS DA FEIRA DE DISCOS …………………  7.000.00    não sujeito 
BAR DA SEDE ……………………………………….….   6.000.00     sujeito não isento
 
ESTÁ ISENTO DE IRC
STÁ SUJEITO A IVA
                                                  QUE DECLARAÇÕES TEM QUE FAZER?
 
MOD 22 ???                                                                                  não
INICIO DE ACTIVIDADE EM IVA ???                              sim
IES????                                                                                          sim
 

BENS PARA DIVERSOS CLIENTES


Uma empresa que se dedica, entre outras coisas, á manutenção de jardins  que documentos deve usar  para o transporte dos materiais nomeadamente adubos que aplica nos jardins dos seus clientes, sendo que alguns deles não são facturados pois faz parte da avença que a empresa tem com esses clientes.

A resposta a esta e outras questões sobre o transporte de mercadorias e outros bens está contido no Dec. Lei 147/2003 sobre o “Regime de bens em circulação objecto de transacções entre sujeitos passivos de IVA” e posteriores alterações.

Para esta questão em concreto deveremos ler a alínea b) do nº6 do artº 4 do referido Dec. Lei.

Aí poderemos ler: “No caso de saída de bens a incorporar em serviços prestados pelo remetente dos mesmos, deve a mesma ser registada em documento próprio, nomeadamente folha de obra ou qualquer outro documento equivalente. “

Assim, deve ser emitida uma Guia de Circulação global em nome da própria empresa com a indicação de “Bens destinados a diversos clientes”, á medida que vão aplicando os materiais, vão preenchendo as respectivas “Folhas de Obra” ou documento equivalente, para os clientes que tem avença e Guias de Remessa ou Factura para os restantes clientes, em todos os documentos tem que ser feita referencia á Guia de Circulação Global.

CIRCULAÇÃO DE BENS DE IMOBILIZADO


Na altura uma outra formanda que tem um conjunto musical, colocou a questão de se seria obrigatório emitir guias para os equipamentos e instrumentos musicais que  transportam para as actuações.

A resposta é simples e directa, não é necessário! E onde se vai buscar tal certeza?

Á alínea c) do Artº 1º  do Dec. Lei 147/2003 que fala das exclusões do âmbito deste diploma e diz: “Os bens pertencentes ao activo imobilizado;”, que é o caso.

Sempre que uma empresa transporta de um local para o outro bens do seu próprio imobilizado não necessita emitir guias de transporte ou circulação.

Por exemplo se um pedreiro se deslocar para uma obra de um seu cliente e dentro da sua viatura levar uma betoneira e 10 sacas de cimento, apenas precisa ter Guia de Circulação das 10 sacas de cimento, e para estas não chega ter uma factura de compra dos últimos dias, é necessário emitir a respectiva guia em conformidade com o artº 4º do Dec. Lei atrás referido.

Veja mais aqui

FACTURAS EM PDF


Poderei enviar facturas em PDF para os meus clientes?

Eu diria que não, porque uma factura em PDF não é considerada uma factura electrónica ou desmaterializada, para o ser terá de ter assinatura electrónica avançada e a garantia de que é autentica. Ora o mero PDF não garante isso.

Leiam:

Em resultado das alterações introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 256/2003, de 21 de Outubro (transposição para a ordem jurídica interna da Directiva n.º 2001/115/CE, do Conselho, de 17 de Maio), o Código do IVA passou a consagrar a possibilidade de transmissão de facturas por meio electrónico.

De acordo com o n.º 10 do artigo 36.º do CIVA, a emissão de facturas ou documentos equivalentes por via electrónica, exige não só a aceitação desta forma pelo destinatário, mas também que seja garantida a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo, mediante assinatura electrónica avançada ou intercâmbio electrónico de dados.

O quadro legal, por nós conhecido, dos documentos electrónicos e da assinatura digital encontra-se previsto nos seguintes diplomas:

– Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de Agosto, alterado e republicado pelo Decreto-Lei n.º 62/2003, de 3 de Abril, que aprova o respectivo regime jurídico;

– Decreto-Lei n.º 165/2004, de 6 de Julho, que altera o art.º 29.º;

– Decreto Regulamentar n.º 25/2004, de 15 de Julho, que regulamenta o Decreto-Lei n.º 290-D/99;

– Portaria n.º 1 350/2004, de 23 de Outubro, que fixa os termos a que obedece o registo das entidades certificadoras que emitem certificados de qualidade; 

– Despacho conjunto n.º 89/2005, de 30 de Dezembro de 2004, dos Ministérios das Finanças e da Administração Pública e da Justiça, publicado no DR n.º 20, II Série, de 28.01.2005, que fixa as taxas a pagar pelas entidades certificadoras;

– Decreto-Lei n.º 116-A/2006, de 16 de Junho, que procede à criação do Sistema de Certificação Electrónica do Estado – Infra estrutura de chaves públicas e designa a Autoridade Nacional de Segurança como autoridade credenciadora nacional.

Decreto-Lei nº 196/2007, de 15 de Maio, regula as condições técnicas para a emissão, conservação e arquivamento das facturas ou documentos equivalentes emitidos por via electrónica.