Fundo de caixa fixo – Consiste ter um fundo de caixa de valor fixo em poder do tesoureiro, este apenas faz pequenos pagamentos, devidamente autorizados, com esse fundo de caixa.

As despesas maiores são pagas por cheque ou transferência bancária assinada pelo menos por um director e pelo tesoureiro.

            As receitas que eventualmente existam são todas depositadas em banco.

            Periodicamente, normalmente uma vez por mês, é feito um cheque do valor das despesas pagas e dessa forma o fundo de caixa fica exactamente igual ao que estava.

            Este é um dos sistemas mais usual e correcto.

            Pode no entanto a Direcção entender que poderá haver receitas directas ao caixa e com esses valores serem efectuados alguns pagamentos. Nada impede que assim seja, apenas exige um maior acompanhamento dos movimentos por parte do tesoureiro. Sugere-se que em cada reunião de Direcção o Tesoureiro apresente um mapa das receitas e despesas do período

            Vales de Caixa – Deve ser banido o uso de vales de caixa, quando alguém precisa com regularidade de pagar despesas, como um motorista meter gasóleo, pagar portagens, refeições etc, como também não deve suportar essas despesas do seu bolso e ser depois reembolsado, a maneira mais correcta é ter ele próprio um fundo fixo que se encontra devidamente registado. Periodicamente é reembolsado dos valores gastos e fica de novo com o mesmo fundo fixo.

            Se existirem vales de caixa estes devem ser devidamente autorizados e ter uma vida muito curta.

 

            Registos da contabilidade – Um outro processo de controlo é não ser a mesma pessoa que recebe e pagar a fazer os registos contabilísticos. Assim o tesoureiro, recebe, paga e deposita, mas deve ser outro, por exemplo um dos secretários a fazer os registos dos documentos que o primeiro lhe entrega.

Periodicamente é feito o confronto entre os dados do tesoureiro, que terá sempre que registar recebimentos, pagamentos e saldos, e os dados que se encontram registados na contabilidade seja ela feita em qualquer uma das formas

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